Questions fréquentes sur la gestion de copropriété

Changer de syndic ne relève jamais d'une démarche individuelle : il s'agit d'une décision commune de l'assemblée des copropriétaires. Concrètement, deux situations permettent d'enclencher le changement.

La première est la révocation du syndic actuel. Les copropriétaires peuvent décider, lors d'une assemblée générale (AG), de mettre fin au mandat du syndic en place avant son terme. Cette révocation doit être votée selon les règles de majorité prévues par la loi.

La seconde, plus naturelle, est la fin de mandat. En Belgique, le mandat d'un syndic est conclu pour une durée maximale de 3 ans. À son échéance, l'assemblée est libre de le renouveler ou de désigner un nouveau syndic, sans avoir à motiver sa décision.
Une fois la volonté de changer actée, il faut contacter le nouveau syndic. Cette prise de contact peut émaner :

• d'une personne seule (un copropriétaire qui prend l'initiative de la démarche) ;
• du conseil de copropriété, lorsqu'il en existe un et qu'il est mandaté pour cette mission.

Vient enfin l'étape de sélection. Il est recommandé de lancer un appel d'offres auprès de plusieurs syndics afin de comparer les services et les honoraires proposés. Le candidat retenu sera ensuite soumis au vote de l'assemblée générale, qui désigne officiellement le nouveau syndic et fixe les termes de son mandat.

Oui. Dès qu'un immeuble est divisé en plusieurs lots appartenant à des propriétaires différents (appartements, garages, commerces…) et qu'il comporte des parties communes, la désignation d'un syndic est obligatoire. Cette règle découle du Code civil belge et s'applique sans exception de taille : même une petite copropriété de deux ou trois lots y est soumise.
La raison est simple : le syndic est le représentant légal de l'association des copropriétaires (ACP). Sans lui, la copropriété ne peut pas fonctionner valablement — elle ne peut ni prendre de décisions opposables à tous, ni gérer un compte bancaire commun, ni souscrire les assurances nécessaires.

Il existe toutefois deux situations où aucun syndic n'est requis :

• lorsque l'immeuble appartient à un propriétaire unique (il n'y a alors pas de copropriété) ;
• lorsqu'il n'existe pas de copropriété forcée, ce qui peut être le cas de certains immeubles dont l'acte de base écarte expressément ce régime.

La loi laisse en revanche le choix de la forme du syndic. Il peut s'agir d'un syndic professionnel, agréé par l'Institut Professionnel des agents Immobiliers (IPI) et couvert par une assurance responsabilité civile, ou d'un syndic bénévole désigné parmi les copropriétaires. Dans les immeubles de taille importante, le recours à un syndic professionnel est largement recommandé : la rigueur administrative, comptable et technique exigée par la loi y est difficilement compatible avec une gestion bénévole.

Le syndic est l'organe exécutif de l'association des copropriétaires (ACP) : c'est lui qui met en œuvre, au quotidien, les décisions prises collectivement et qui veille au bon fonctionnement de l'immeuble. Ses missions s'articulent autour de trois grands axes.

• Sur le plan administratif, il convoque et organise l'assemblée générale, en rédige le procès-verbal, tient à jour la liste des copropriétaires et conserve les documents officiels de la copropriété.
• Sur le plan financier et comptable, il établit les comptes annuels, appelle les charges, gère le compte bancaire de la copropriété et constitue le fonds de réserve.
• Sur le plan technique, il organise l'entretien des parties communes, demande les devis, présente les travaux à l'assemblée et en assure le suivi.

Il représente enfin légalement l'ACP dans tous les actes de la vie civile et, le cas échéant, en justice. Ces missions sont définies par le Code civil et ne peuvent pas être réduites par le règlement de copropriété.

En Belgique, le mandat d'un syndic ne peut pas excéder 3 ans. Il reste toutefois renouvelable par décision de l'assemblée générale, qui doit alors se prononcer expressément à l'échéance.

Ce caractère renouvelable mais limité dans le temps est une protection pour les copropriétaires : il leur garantit de réévaluer régulièrement la qualité de la gestion et, s'ils le souhaitent, de remettre le mandat en concurrence sans avoir à justifier leur choix. À noter qu'un syndic ne peut, sauf autorisation expresse de l'assemblée, souscrire d'engagement pour une durée supérieure à celle de son mandat.

Oui. Depuis la réforme entrée en vigueur le 1ᵉʳ janvier 2019, toute copropriété doit constituer un fonds de réserve, alimenté par une cotisation annuelle d'au moins 5 % du total des charges communes ordinaires de l'année précédente.

Ce fonds est destiné à couvrir les dépenses non périodiques : gros travaux, remplacement d'équipements, rénovations importantes. Il évite que les copropriétaires aient à débourser des sommes élevées dans l'urgence le jour où une grosse dépense survient. L'assemblée générale peut toutefois décider, à l'unanimité, de dispenser la copropriété de cette obligation. Le fonds de réserve appartient collectivement à la copropriété : il reste acquis à celle-ci même lorsqu'un copropriétaire vend son lot.

L'assemblée générale ordinaire doit se réunir au moins une fois par an, durant la période fixée par le règlement de copropriété. C'est lors de cette réunion que sont notamment approuvés les comptes, voté le budget et décidés les travaux.

Le syndic est tenu de convoquer les copropriétaires au moins 15 jours à l'avance, avec un ordre du jour précis et les documents nécessaires (dont les pièces comptables). Des assemblées générales extraordinaires peuvent par ailleurs être organisées en cours d'année lorsqu'une décision urgente s'impose, à la demande du syndic ou d'un ou plusieurs copropriétaires représentant une part suffisante des quotités.